Partnereinrichtungen

Vereinbarung zur Datenverarbeitung

Version vom 4. Oktober 2026. Arbeitsdokument, derzeit in rechtlicher Prüfung. Es ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Partnereinrichtungen.

1. Rollen

Für die Daten seiner Teilnehmenden und Administratoren ist die Einrichtung der Verantwortliche: Sie entscheidet über deren Verwendung. Conversa handelt als Auftragsverarbeiter: Es verarbeitet die Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und auf Weisung der Einrichtung. Die Daten der unabhängigen Trainer der Börse und der Privatkunden von Conversa fallen nicht unter diese Vereinbarung.

2. Gegenstand, Art und Dauer

Gegenstand der Verarbeitung ist das Üben des Sprechens in einer Fremdsprache: Gespräche mit einem KI-Tutor, Videositzungen mit Trainern, Bewertung, Fortschrittsverfolgung und Übermittlung der Ergebnisse an die Einrichtung. Sie dauert so lange wie der Vertrag.

3. Daten und betroffene Personen

• Teilnehmende: Identität, E-Mail, von der Einrichtung übermittelte externe Kennung, Muttersprache und geübte Sprache, Profilfoto, falls hochgeladen, Aufnahmen ihrer Stimme während der Gespräche mit dem KI-Tutor, Transkripte, Bewertungen, Berichte der Trainer/innen, Anwesenheit bei Videositzungen.
• Administratoren der Einrichtung: Identität, Funktion, E-Mail, Telefon, Anmeldeprotokoll.

Video und Ton der Videositzungen werden live zwischen den Teilnehmenden übertragen und nicht aufgezeichnet. Es werden keine sensiblen Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO abgefragt; die Einrichtung achtet darauf, keine solchen Daten zu hinterlegen.

4. Verpflichtungen von Conversa

• Die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Einrichtung zur Erbringung des Dienstes zu verarbeiten und sie zu informieren, wenn eine Weisung nach Ansicht von Conversa gegen geltende Vorschriften verstößt.
• Die Vertraulichkeit zu gewährleisten: Nur Personen, die für den Betrieb des Dienstes darauf angewiesen sind, haben Zugriff, und sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• Die Sicherheit zu gewährleisten: verschlüsselte Verbindungen, als Hash gespeicherte Passwörter, getrennte Daten jeder Einrichtung, Anmeldetoken zur einmaligen Verwendung, eingeschränkte Administratorzugriffe.
• Die Einrichtung bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch) und bei der Erfüllung ihrer eigenen Pflichten (Datenschutz-Folgenabschätzung, Konsultation der Aufsichtsbehörde) zu unterstützen.
• Die Einrichtung über jede sie betreffende Datenschutzverletzung unverzüglich und spätestens 48 Stunden nach Kenntnisnahme zu benachrichtigen, mit den für ihre eigene Meldung nützlichen Informationen.
• Ihr die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten zur Verfügung zu stellen und angemessene Audits auf schriftliche Anfrage und mit einer Frist von dreißig Tagen zu ermöglichen.

5. Weitere Auftragsverarbeiter

Conversa setzt Dienstleister ein für: das Hosting der Server und Daten (in Frankreich), die Online-Zahlung, den E-Mail-Versand, die Transkription und die Sprachsynthese, die konversationelle und bewertende künstliche Intelligenz, den Video-Avatar und die Übertragung der Videositzungen. Einige dieser Dienstleister verarbeiten Daten außerhalb der Europäischen Union; diese Übermittlungen sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss abgesichert.

Die namentliche Liste der weiteren Auftragsverarbeiter wird der Einrichtung auf einfache Anfrage mitgeteilt. Conversa informiert sie über jede Ergänzung oder jeden Austausch, und die Einrichtung kann aus berechtigtem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann sie kostenfrei kündigen.

6. Aufbewahrungsfristen

• Stimmaufzeichnungen: 90 Tage, danach automatische Löschung.
• Transkripte, Bewertungen und Berichte: solange das Konto der teilnehmenden Person besteht, zur Verfolgung ihres Lernfortschritts.
• Konten: bis zu ihrer Löschung durch die Einrichtung oder bis zum Vertragsende.
• Rechnungen: zehn Jahre, aufgrund der buchhalterischen Pflichten.

7. Vertragsende

Bei Vertragsende kann die Einrichtung die Ergebnisse ihrer Teilnehmenden über ihren Bereich oder per API abrufen. Sofern nicht anders verlangt, löscht Conversa anschließend deren Daten, einschließlich Backups, innerhalb von drei Monaten, mit Ausnahme dessen, was gesetzlich aufbewahrt werden muss.

8. Pflichten der Einrichtung

Die Einrichtung informiert ihre Teilnehmenden über die Verarbeitung (Zwecke, Dauer, Rechte), verfügt über eine Rechtsgrundlage dafür und übermittelt nur die erforderlichen Daten an Conversa. Sie ist Ansprechpartnerin für die betroffenen Personen; Conversa leitet ihr jede Anfrage weiter, die es direkt erhält.

Siehe auch die Datenschutzerklärung und das Impressum.